Vi sono alcune situazioni, peraltro eccezionali, in cui è ammessa la guida senza il materiale inserimento della carta del conducente all'interno del cronotachigrafo.

In merito la commissione europea ha diffuso una nota orientativa (nr. 8) che disciplina i casi in cui è ammessa la guida senza il materiale inserimento della carta. 

Quali i casi in cui ciò è ammesso.

L'elenco è tassativo e comprende i casi in cui  la carta del conducente sia:

• smarrimento
• furto
• malfunzionamento
• danneggiamento

In questo caso il conducente deve chiedere, entro sette giorni di calendario, la sostituzione presso le autorità competenti dello Stato membro della sua residenza normale. Tali autorità forniscono una carta sostitutiva entro otto giorni lavorativi dal momento della ricezione di una domanda.

In questi casi, il conducente può continuare a guidare senza la carta personale per un massimo di quindici giorni di calendario, o per un periodo più lungo, ove ciò sia indispensabile per riportare il veicolo alla sua sede, a condizione che il conducente possa provare l'impossibilità di esibire o di utilizzare la carta personale durante tale periodo. Tale prova può essere costituita da una relazione di polizia sulla carta smarrita o rubata, una dichiarazione formale alle autorità competenti o la conferma della presentazione della richiesta di sostituzione di una carta. 

Bisogna però precisare che il citato termine di otto giorno avrà decorrenza a partire dal  2 marzo 2016. Fino a quel momento si applica l'articolo 14, paragrafo 4, del regolamento (CEE) n. 3821/85 che stabilisce che l'autorità fornisce una carta sostitutiva entro cinque giorni lavorativi.

In tali casi poichè il tachigrafo continuerà le normali registrazioni, il conducente dovrà:

• all'inizio della giornata lavorativa, quando prende in consegna il veicolo per iniziare un viaggio, deve stampare le indicazioni relative al veicolo che sta guidando, inserendo manualmente (sfruttando la parte posteriore dello scontrino stampato dall'apparecchio): - proprio nome e cognome, numero di carta tachigrafica (non funzionante), numero di patente; - altre attività compiute prima di prendere in consegna il veicolo, svolte lontano dallo stesso; • al termine dell'attività lavorativa (se cambia veicolo prima della fine di una giornata lavorativa) o al termine del viaggio (se utilizza lo stesso veicolo per un'intera giornata lavorativa), deve stampare le indicazioni relative ai gruppi di tempi registrati dall'apparecchio di controllo e riportare su tale documento di stampa gli elementi che consentono di identificarlo (nome, numero della patente di guida o numero della carta del conducente).