In caso di controllo su strada i conducenti SONO OBBLIGATI a tenere con sé la documentazione cronotachigrafica relativa alla giornata in corso e ai 28 giorni solari precedenti. L'attestazione può avvenire tramite registrazioni del cronotachigrafo digitale (sulla smartcard autista) e/o registrazioni del cronotachigrafo analogico (sui dischi cartacei).

Per le giornate solari prive di attività cronotachigrafica di qualsiasi natura (su dischi e su smartcard autista) è necessario annotare il motivo dell'assenza di registrazione su apposito modulo cartaceo: il cosiddetto “Modulo delle Assenze” o “Attestazione di attività”.
Quando il periodo privo di registrazione cronotachigrafica supera la durata di una giornata, è possibile produrre un unico modulo per l'intero periodo.

Per i riposi settimanali non va compilato nessun modulo cartaceo, ma valgono le seguenti regole:

1. Se si utilizza cronotachigrafo analogico, il riposo settimanale è comprovato dall'assenza di dischi


2. Se si utilizza cronotachigrafo digitale, il riposo settimanale va registrato manualmente nella smartcard autista quando questa verrà inserita in un cronotachigrafo all'inizio di una nuova settimana lavorativa.

Di contro, si possono fare le seguenti precisazioni:

1. Il modulo non deve essere prodotto se viene effettuata registrazione cronotachigrafica (registrazione e modulo sono alternativi: se ho registrato attività col cronotachigrafo questa non deve essere riportata anche sul modulo).


2. In una giornata in cui ho già dell'attività cronotachigrafica registrata, se svolgo anche altre attività come ad esempio in magazzino e senza utilizzare un veicolo (e quindi senza un cronotachigrafo), quell'attività posso registrarla successivamente e manualmente: manualmente sul retro del disco cartaceo oppure manualmente nella smartcard autista la prossima volta che la inserirò in un cronotachigrafo digitale. Ad esempio:
   • Guida per 1 ora
   • Lavoro per 30 minuti
   • Guida per 20 minuti
   • ..... Lascio il mezzo in officina per 5 ore (resto disponibile oppure rientro in azienda e lavoro in magazzino)
   • Torno a prendere il veicolo: inserisco la smartcard e memorizzo manualmente 5 ore di disponibiltà (oppure di lavoro)
   • Guido per 2 ore fino a destinazione .... etc etc.


3. Il modulo cartaceo va utilizzato solo per i casi in cui è previsto (Malattia, Ferie, Congedi o Recuperi, Guida di veicoli non soggetti a uso di cronotachigrafo, Altre mansioni, Disponibile) e non per casi diversi


4. Il modulo va compilato anche per conducenti con contratto a chiamata.


5. In caso di cassa integrazione, sciopero o serrata, il modulo cartaceo deve essere compilato barrando la casella "Congedo o Recupero" per documentare il periodo di assenza.


6. Se il conducente svolge attività lavorativa in uno dei reparti aziendali per una giornata intera o per un periodo di tempo, per tale intervallo di tempo non deve registrare nulla sul cronotachigrafo: l’attività lavorativa dovrà essere registrata sul modulo cartaceo.